הנדון: כותבים מכתב דרישה או מייל? כך תנסחו נדון ברור, בולט ואפקטיבי

בואו נדבר קצת על נדונים (אגב, מותר לכתוב גם "הנדון" וגם "הנידון" – אבל שאר הפוסט הזה לא יעסוק בתקינות לשונית).

התסריטאית המצוינת נורה אפרון ("כשהארי פגש את סאלי") סיפרה פעם על צ'רלס סימס, מורה שלימד אותה בתיכון איך כותבים פתיח לכתבה עיתונאית:

"הוא כותב על הלוח את המילים 'מי, מה, איפה, מתי, למה, ואיך'," מתארת אפרון. אחר כך הוא מכתיב לתלמידי הכיתה כמה עובדות יבשות: מנהל התיכון הודיע היום שסגל המורים ייסע ביום חמישי לסקרמנטו כדי להשתתף בסמינר על שיטות הוראה חדשות. בסמינר ירצו האנתרופולוגית מרגרט מיד ונשיא אוניברסיטת שיקגו.

כל התלמידים יושבים ומשחקים עם סדר העובדות, מספרת אפרון, עד שרובם מגיעים לפתיח שנראה בערך ככה: "האנתרופולוגית מרגרט מיד ונשיא אוניברסיטת שיקגו ירצו בפני סגל המורים ביום חמישי במסגרת סמינר על שיטות הוראה חדשות בסקרמנטו. כך הודיע היום מנהל התיכון".

"אנחנו מגישים בגאווה את הפתיח שכתבנו," נזכרת אפרון. "מר סימס מסתכל על מה שעשינו ומשליך הכול לפח. הוא אומר: 'הפתיח לסיפור הזה הוא: "ביום חמישי לא יתקיימו לימודים".'"

***

אז נכון, יש לא מעט הבדלים בין הכתיבה העיתונאית לכתיבה המשפטית, וגם בסיפור הזה אנו נתקלים באחד מהם: שיקולי רייטינג. מר סימס יודע שפתיח על סמינר של מרגרט מיד לא ימשוך את תלמידי התיכון להמשיך לקרוא – וזאת בניגוד לפתיח על יום חופש בלתי צפוי.

כעורכי דין אומנם אין לנו (בדרך כלל) שיקולי רייטינג, אבל בהחלט יש לנו מסרים שחשוב להעביר. לכן מהסיפור אפשר ללמוד שיעור שהוא רלוונטי גם לכתיבה המשפטית: ציינו בפתיח שלכם את מה שהכי חשוב. רק שבשונה מהסיפור של אפרון, אל תציינו בו את מה שהכי חשוב לנמען – ציינו בו את מה שהכי חשוב לכם.

ובחזרה לנדון: כולנו כבר יודעים שהנדון אמור להציג בקצרה את נושא המכתב. מה שאני רוצה להציע לכם זה להקפיד לכלול בנדונים שלכם לא רק את נושא המכתב, אלא גם את מטרתו.

---

לקריאה נוספת בבלוג "משפט פשוט":

• חמשת חטאי הכתיבה הגדולים של עורכי הדין (להלן: "החטאים")
• חכם, מה הוא אומר? – על לשון חז"ל בשפה המשפטית
• האתוס של נתניהו, המילים הטעונות של חד"ש-תע"ל: על אמצעי שכנוע של קמפיינים פוליטיים בכתיבה המשפטית

---

באנגלית קוראים לשיטה הזאת CTA (Call to Action). למה? כי בסופו של דבר, הסיבה לכך שאנחנו כותבים מכתב דרישה היא שאנחנו, ובכן, דורשים שמשהו יקרה: שהנמען יפרסם התנצלות על לשון הרע, יתקן את המגלשה השבורה, יחזיר חיוב שגוי, יבטל לנו דוח חניה. מה שהכי חשוב לנו זה שהדרישה שלנו אכן תתקיים בסוף – ולכן נדונים כגון "לשון הרע על ציבור המורים" או "חיוב שגוי בחשבון" לא כוללים את מה שהכי חשוב לנו. במקום זה כתבו: "דרישה לפרסום התנצלות בגין לשון הרע על ציבור המורים" או "בקשה דחופה להחזר חיוב שגוי בסך 500 ₪". נדונים כאלה הם גם ברורים יותר, גם חוסכים זמן לנמען וגם מוודאים שהדרישה שלכם לא תלך לאיבוד בין עשרות דרישות דומות אחרות.

הסייג היחיד לגבי נדון מסוג CTA הוא במקרים שבהם ממש קריטי שהנמען יקרא את ההסברים שלכם לפני שהוא מגיע לדרישה עצמה (בעיקר כשמדובר בנושאים רגישים). במקרים כאלה עדיף כמובן להימנע מציון המטרה בנדון.

על עקרון הכללת הנושא + המטרה בנדון כדאי להקפיד גם כשאתם שולחים מייל רגיל. במקום לכתוב למשל "הגשת בקשת הדחייה" (רק הנושא) או "שאלה קטנה" (רק המטרה), כתבו: "שאלה קטנה לגבי להגשת בקשת הדחייה", או טוב יותר: "עד מתי יש להגיש את בקשת הדחייה?". ניסוח כזה יגרום לנדון שלכם לבלוט בקלות בין עשרות מיילים אחרים שכותרתם "שאלה קטנה".

לסיכום, נסו מעכשיו לשדרג את הנדונים שלכם. לפני שאתם שולחים את מכתב הדרישה או את המייל הבא, שאלו את עצמכם: "מה בדיוק אני רוצה שיקרה בעקבות שליחת המכתב/המייל הזה?" – ואז ודאו שהמטרה הזאת משתקפת בנדון.

(הסיפור מתוך: "אני שונאת את הצוואר שלי" מאת נורה אפרון)